1.    MÔ TẢ CHUNG

Bảo đảm tính pháp lý và tính tuân thủ của hồ sơ, hợp đồng, văn bản và hoạt động của Công ty và các Công ty thành viên.

Phối hợp cùng Lãnh đạo Văn phòng CEO xây dựng, vận hành và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống quy chế và cơ chế phân quyền của Công ty.

Hỗ trợ công tác quản trị doanh nghiệp và tổ chức các cuộc họp Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông theo quy định pháp luật và Điều lệ Công ty.

2.    NHIỆM VỤ CHÍNH

A.

• Rà soát tính tuân thủ và pháp lý của hồ sơ, hợp đồng

Rà soát, góp ý pháp lý đối với hợp đồng, thỏa thuận và văn bản của Công ty theo phạm vi phân quyền; bao gồm hợp đồng theo mẫu, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng của các Phòng/Ban và các hồ sơ khác theo phân công của Lãnh đạo.

Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đã rà soát (tiến độ, thanh toán, nghĩa vụ các bên); nhận diện và cảnh báo sớm rủi ro vi phạm hoặc tranh chấp.

Phối hợp cùng Phòng Pháp Chế cập nhật bộ hợp đồng mẫu, điều khoản chuẩn của Công ty, bao gồm bản song ngữ Việt Anh khi cần thiết.

Rà soát, theo dõi và lưu trữ hồ sơ pháp lý các Dự án theo phân công của Lãnh đạo.

Cập nhật thay đổi của pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty; tham mưu Lãnh đạo phương án điều chỉnh.

Làm đầu mối phối hợp với luật sư, đơn vị tư vấn pháp lý bên ngoài khi được giao.

B.

• Tham gia xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro

Phối hợp cùng Lãnh đạo Văn phòng CEO thiết kế  và hoàn thiện khung kiểm soát nội bộ: cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, ma trận phân quyền phê duyệt và các điểm kiểm soát trọng yếu.

Soạn thảo, rà soát quy chế, quy định, quy trình nội bộ; bảo đảm phù hợp pháp luật và nhất quán trong toàn hệ thống văn bản.

Nhận diện, đánh giá rủi ro theo từng mảng hoạt động; đề xuất biện pháp kiểm soát tương ứng.

Quản lý hệ thống văn bản nội bộ: ban hành, hiệu lực, phiên bản và lưu trữ.

Hướng dẫn, phổ biến quy chế và quy trình mới đến các đơn vị liên quan.

C.

• Kiểm soát tuân thủ

Lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra tuân thủ định kỳ, đột xuất tại Công ty và các Công ty thành viên theo phân công.

Kiểm tra tuân thủ các quy định vận hành của Trung tâm Phú Long Pavilion và lưu trữ hồ sơ kiểm tra tại Trung tâm.

Lập báo cáo kết quả kiểm tra, kiến nghị biện pháp khắc phục, theo dõi thực hiện và tổ chức phúc tra.

D.

• Quản trị công ty và công tác Hội đồng quản trị

Phối hợp chuẩn bị chương trình, tài liệu và tổ chức các cuộc họp Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông, lấy ý kiến bằng văn bản; soạn thảo biên bản, nghị quyết, quyết định.

Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông khi có yêu cầu.

Phối hợp rà soát, cập nhật Điều lệ, Quy chế nội bộ về quản trị công ty, Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị; quản lý hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Tham gia chuẩn bị hồ sơ, nâng cấp chuẩn mực quản trị và cơ chế công bố thông tin, đáp ứng yêu cầu của các giai đoạn phát triển tiếp theo của Công ty, bao gồm huy động vốn và mở rộng cơ cấu cổ đông.

E.

• Công tác báo cáo

Báo cáo tuần công tác kiểm tra tại Trung tâm Phú Long Pavilion.

Báo cáo định kỳ tình hình tuân thủ, kiểm soát nội bộ và rủi ro cho Lãnh đạo Văn phòng CEO.

Thực hiện báo cáo định kỳ của Phòng theo quy định của Công ty.

F.

• Công việc khác theo phân công của Lãnh đạo

Tham gia các chương trình, sự kiện và công việc khác của Công ty theo phân công của Lãnh đạo.

Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.