Cách viết đơn xin nghỉ việc chuẩn 2026: 3 mẫu điền sẵn và bảng tra ngày báo trước

Nghỉ việc không khó, nhưng một lá đơn viết sai mốc báo trước có thể khiến bạn mất trợ cấp thôi việc và phải bồi thường nửa tháng lương. Bài này hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc chuẩn theo đúng Bộ luật Lao động 2019: 7 phần bắt buộc, bảng tra ngày báo trước cho từng loại hợp đồng, 3 mẫu điền sẵn và checklist bàn giao. Bạn có thể dùng ngay mà không cần tải file.

Đơn xin nghỉ việc chuẩn gồm 7 phần bắt buộc

Pháp luật không ban hành mẫu đơn cố định, nên công ty không thể từ chối đơn chỉ vì "không đúng mẫu". Dù vậy, một lá đơn đủ 7 phần sau sẽ được duyệt nhanh hơn và là bằng chứng bạn đã báo trước đúng hạn:

1. Quốc hiệu, tiêu ngữ và tiêu đề "ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC" (hoặc "ĐƠN XIN THÔI VIỆC").
2. Kính gửi: Ban Giám đốc, Trưởng bộ phận trực tiếp và Phòng Nhân sự — ghi đủ ba nơi để đơn không "nằm" ở một bàn.
3. Thông tin cá nhân: họ tên, mã nhân viên, chức danh, bộ phận, số hợp đồng và loại hợp đồng đang ký.
4. Lý do nghỉ: một lý do chính, trung tính.
5. Ngày làm việc cuối cùng và ngày nộp đơn — hai mốc quan trọng nhất.
6. Cam kết bàn giao: liệt kê đầu việc, tài sản, tài khoản và người nhận.
7. Lời cảm ơn, ngày tháng, chữ ký và họ tên viết rõ.

Mẹo nhỏ: nộp hai bản và xin chữ ký "đã nhận" vào bản bạn giữ. Nếu gửi email, đính kèm bản PDF có chữ ký và CC cho Phòng Nhân sự — đó là cách đơn giản nhất để chứng minh thời điểm báo trước nếu sau này phát sinh tranh chấp.

Bảng tra thời gian báo trước năm 2026

Đây là phần nhiều người viết sai nhất. Theo khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, bạn được nghỉ mà không cần nêu lý do, miễn là báo trước đủ số ngày:

Loại hợp đồng	Công việc thông thường	Ngành, nghề đặc thù
Không xác định thời hạn	Ít nhất 45 ngày	Ít nhất 120 ngày
Xác định thời hạn 12–36 tháng	Ít nhất 30 ngày	Ít nhất 120 ngày
Xác định thời hạn dưới 12 tháng	Ít nhất 3 ngày làm việc	Ít nhất 1/4 thời hạn hợp đồng
Đang thử việc	Không cần báo trước	Không cần báo trước

Ba lưu ý ít bài viết nào nhắc tới:

• Mốc 45 ngày và 30 ngày là ngày dương lịch liên tục, tính cả thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ. Chỉ riêng loại hợp đồng dưới 12 tháng mới tính theo ngày làm việc.
• "Ngành, nghề đặc thù" theo Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP là nhóm hẹp: thành viên tổ bay và một số nhân sự kỹ thuật, điều hành hàng không; người quản lý doanh nghiệp; thuyền viên trên tàu Việt Nam ở nước ngoài. Nhân viên văn phòng thông thường không thuộc nhóm này.
• Khi đang thử việc, khoản 2 Điều 27 Bộ luật Lao động 2019 cho phép mỗi bên hủy bỏ hợp đồng thử việc "mà không cần báo trước và không phải bồi thường". Bạn vẫn nên gửi email hoặc đơn ngắn để chốt ngày cuối.

Cách tính ngày nộp đơn ngược từ ngày muốn nghỉ

Hãy lấy ngày làm việc cuối cùng rồi đếm lùi. Ví dụ bạn ký hợp đồng không xác định thời hạn và muốn ngày 31/12/2026 là ngày cuối cùng: 31/12 trừ 45 ngày là 16/11/2026. Nộp đơn muộn hơn mốc này, bạn hoặc phải lùi ngày nghỉ, hoặc rơi vào diện đơn phương chấm dứt trái luật.

Với hợp đồng thuộc nhóm 30 ngày, mốc nộp đơn cho cùng ngày nghỉ đó là 01/12/2026. Hãy cộng thêm 2–3 ngày dự phòng cho trường hợp quản lý đi công tác hoặc đơn phải qua nhiều cấp duyệt.

Những trường hợp được nghỉ ngay, không cần báo trước

Khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các tình huống bạn được nghỉ ngay:

• Không được bố trí đúng công việc, địa điểm hoặc điều kiện làm việc đã thỏa thuận.
• Không được trả lương đủ hoặc trả lương không đúng hạn (trừ trường hợp bất khả kháng và công ty đang khắc phục, tối đa 30 ngày).
• Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập, nhục mạ hoặc cưỡng bức lao động.
• Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở y tế vì công việc ảnh hưởng tới thai nhi.
• Đã đủ tuổi nghỉ hưu, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
• Công ty cung cấp thông tin không trung thực về công việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc hoặc tiền lương, làm ảnh hưởng tới việc thực hiện hợp đồng.

Trong các trường hợp này, đơn nên ghi rõ căn cứ và mô tả ngắn gọn sự việc kèm bằng chứng — đó là khác biệt giữa "nghỉ ngang" và chấm dứt hợp đồng hợp pháp.

Cách viết đơn xin nghỉ việc chuẩn trong 6 bước

Bước 1 — Mở hợp đồng ra trước khi viết. Xác định loại hợp đồng và điều khoản báo trước nội bộ. Nếu nội quy yêu cầu báo trước dài hơn luật, phần vượt quá chỉ là cam kết hành chính; mốc pháp lý vẫn là Điều 35.

Bước 2 — Nói trước với quản lý trực tiếp. Một cuộc trao đổi 10 phút giúp bạn giữ được thư giới thiệu và khả năng thương lượng ngày nghỉ. Đừng để quản lý biết tin từ Phòng Nhân sự.

Bước 3 — Chọn một lý do trung tính. "Thay đổi định hướng nghề nghiệp", "lý do gia đình", "chuyển chỗ ở" đều đủ dùng. Đơn nghỉ việc được lưu trong hồ sơ nhân sự nhiều năm, nên tránh viết thẳng chuyện lương thấp hay mâu thuẫn với cấp trên.

Bước 4 — Ghi hai mốc ngày thật rõ. Dùng cấu trúc: "Tôi xin chấm dứt hợp đồng lao động, ngày làm việc cuối cùng dự kiến là …, đảm bảo thời gian báo trước … ngày theo khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019."

Bước 5 — Đưa kế hoạch bàn giao vào đơn. Đơn kèm bảng bàn giao gần như luôn được duyệt nhanh hơn, vì nó trả lời sẵn câu hỏi lớn nhất của quản lý.

Bước 6 — Rà soát và nộp. Kiểm tra chính tả tên công ty, tên người nhận và ngày tháng trước khi ký.

3 mẫu đơn điền sẵn

Mẫu 1: Đơn cơ bản, lý do cá nhân

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty …; Trưởng phòng …; Phòng Nhân sự.

Tôi là: … — Mã nhân viên: … — Chức danh: … — Bộ phận: … Hợp đồng lao động số … , loại: không xác định thời hạn, ký ngày …

Vì lý do cá nhân, tôi làm đơn này xin chấm dứt hợp đồng lao động với Công ty. Ngày làm việc cuối cùng dự kiến của tôi là … , đảm bảo thời gian báo trước 45 ngày theo khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019.

Tôi cam kết bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu và tài sản của Công ty trước ngày nói trên và hỗ trợ người tiếp nhận trong thời gian còn lại.

Xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và các anh chị đồng nghiệp đã đồng hành trong … năm qua. Kính mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận.

… , ngày … tháng … năm … Người làm đơn (ký và ghi rõ họ tên)

Mẫu 2: Đơn kèm kế hoạch bàn giao chi tiết

Dùng khi bạn giữ nhiều đầu việc hoặc tài khoản quan trọng. Giữ nguyên phần đầu của Mẫu 1, thay đoạn cam kết bằng:

Để bảo đảm công việc không bị gián đoạn, tôi xin đề xuất kế hoạch bàn giao như sau:

Nội dung bàn giao	Người tiếp nhận	Thời hạn hoàn tất
Dự án/đầu việc đang phụ trách	…	…
Hồ sơ, tài liệu, hợp đồng	…	…
Tài khoản, quyền truy cập hệ thống	Phòng IT	…
Tài sản công ty (laptop, thẻ, SIM)	Phòng Hành chính	…

Tôi sẵn sàng hướng dẫn người tiếp nhận và lập biên bản bàn giao theo mẫu của Công ty.

Mẫu 3: Đơn khi đang thử việc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC (THỜI GIAN THỬ VIỆC)

Kính gửi: Phòng Nhân sự và Trưởng bộ phận …

Tôi là … , đang thử việc tại vị trí … từ ngày … Sau thời gian làm việc, tôi nhận thấy vị trí này chưa phù hợp với định hướng của mình. Căn cứ khoản 2 Điều 27 Bộ luật Lao động 2019, tôi xin hủy bỏ thỏa thuận thử việc, với ngày làm việc cuối cùng là …

Tôi sẽ bàn giao đầy đủ công việc và tài sản đã nhận trước khi nghỉ. Xin cảm ơn Công ty đã tạo cơ hội cho tôi trong thời gian qua.

Checklist chốt quyền lợi trước ngày cuối

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán xong các khoản liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; thời hạn này chỉ được kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp đặc biệt như thiên tai, dịch bệnh, chia tách hoặc sáp nhập doanh nghiệp. Trước ngày làm việc cuối, hãy đối chiếu:

• Lương và phụ cấp của những ngày đã làm.
• Tiền những ngày phép năm chưa nghỉ hết.
• Thưởng và hoa hồng theo hợp đồng hoặc quy chế công ty.
• Trợ cấp thôi việc, nếu bạn đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng.
• Sổ bảo hiểm xã hội đã chốt, cùng bản chính các giấy tờ công ty đang giữ.
• Biên bản bàn giao có chữ ký hai bên và quyết định chấm dứt hợp đồng.

Giữ bản sao mọi giấy tờ này — đó là hồ sơ bạn cần khi làm trợ cấp thất nghiệp. Nếu đang cân nhắc nghỉ vào dịp cuối năm, hãy đọc thêm bài nghỉ việc trước Tết có được thưởng Tết không để chọn đúng thời điểm nộp đơn.

6 lỗi khiến đơn bị trả lại hoặc gây rắc rối

1. Tính sai mốc báo trước vì nhầm 45 ngày dương lịch thành 45 ngày làm việc, hoặc ngược lại.
2. Không ghi ngày làm việc cuối cùng, chỉ ghi "xin nghỉ từ nay".
3. Viết lý do tiêu cực về cấp trên, đồng nghiệp hay chính sách công ty.
4. Nghỉ ngay sau khi nộp đơn, chưa hết thời gian báo trước. Theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, bạn có thể phải bồi thường nửa tháng tiền lương, cộng tiền lương tương ứng số ngày không báo trước, hoàn trả chi phí đào tạo và mất quyền hưởng trợ cấp thôi việc.
5. Chỉ nhắn tin cho quản lý, không có văn bản hay email lưu vết thời điểm báo trước.
6. Bỏ qua bàn giao tài sản và tài khoản, dẫn tới bị giữ lương hoặc tranh chấp sau khi đã nghỉ.

Tóm lại

Nắm được cách viết đơn xin nghỉ việc chuẩn thực chất chỉ gồm ba việc: viết đủ 7 phần, tính đúng mốc báo trước theo loại hợp đồng của mình, và đưa kế hoạch bàn giao vào ngay trong đơn. Làm đủ ba việc đó, bạn rời công ty cũ mà vẫn giữ được trợ cấp, thư giới thiệu và quan hệ nghề nghiệp.

Bước tiếp theo là chuẩn bị cho chặng mới: tạo CV online miễn phí trong vài phút, tra cứu mức lương thị trường cho vị trí của mình để đàm phán tự tin hơn, rồi xem các việc làm đang tuyển trên Nhân Sự Tốt.